De planning & controlcyclus van de gemeente uitgelegd
De gemeente werkt met een vaste planning en control-cyclus. Dat is een jaarlijks terugkerende cyclus die zorgt voor beheersing van het gemeentelijke beleid en de bedrijfsvoering.
Dat betekent dat we elk jaar plannen maken, uitvoeren en controleren of alles goed gaat. Zo zorgen we ervoor dat het geld van de gemeente goed wordt besteed en dat we doen wat we beloven.
De planning & control-cyclus van de gemeente ziet er samengevat als volgt uit:
Planning
Aan het begin van het jaar neemt de gemeenteraad een besluit over wat belangrijk is voor de gemeente. Deze afspraken staan in de kadernota. Op basis daarvan maakt het college van burgemeester en wethouders een begroting. In de begroting staat hoeveel geld er beschikbaar is en waar dat geld aan wordt uitgegeven.
De gemeenteraad beslist uiteindelijk over de begroting. Daarmee geeft de raad het college toestemming om het geld te gebruiken voor de uitvoering van de plannen.
Tussentijds controleren
Tijdens het jaar kijkt het college of alles volgens plan verloopt. Dat gebeurt met de 1e en 2e bestuursrapportage. Hierin staat wat er al is gedaan, wat er nog moet gebeuren en of het geld goed wordt besteed. De gemeenteraad controleert deze rapportages.
Achteraf verantwoording afleggen
Aan het eind van het jaar maakt het college een jaarrekening. Hierin staat wat er daadwerkelijk is gedaan en hoeveel geld er is uitgegeven. De gemeenteraad controleert deze jaarrekening en kijkt of het college zich aan de afspraken heeft gehouden.
De gemeente moet rechtmatig handelen. Dit betekent dat de gemeente zich houdt aan de geldende regels bij het uitgeven van publiek geld. Sinds 2023 legt het college hierover verantwoording af in de jaarrekening. Dit heet de rechtmatigheidsverantwoording. Hiermee laat de gemeente zien dat het geld op een zorgvuldige en juiste manier is besteed. De accountant controleert dit en geeft advies als er verbeteringen nodig zijn.
Hoe zorgen we dat alles goed werkt?
Om goed te kunnen plannen en controleren, is het belangrijk dat onze werkprocessen duidelijk zijn en goed worden gevolgd. Dit noemen we de administratieve organisatie en interne beheersing.
Om vast te stellen dat de werkprocessen ook goed werken worden deze gecontroleerd. Dat doet de gemeente in eerste instantie zelf (interne controle). Daarna vindt er ook jaarlijks een externe controle plaats door de onafhankelijke accountant. Door deze controles krijgen we beter inzicht in wat we doen. Zo kunnen we daar open en duidelijk over zijn, zowel binnen de gemeente als naar inwoners en andere organisaties.
De gemeente Nijkerk dat deze controles goed passen binnen de jaarlijkse planning en control-cyclus. Dat betekent dat we op vaste momenten kijken of alles goed gaat, zoals bij de begroting, rapportages en jaarrekening.
De accountant controleert elk jaar of dit goed geregeld is. Als er verbeterpunten zijn, wordt er een actielijst gemaakt om die aan te pakken.